Электронные документы — дата и время подписи документа

МІНІСТЕРСТВО ДОХОДІВ І ЗБОРІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ від 25.12.2013 р. N 6793/Ч/99-99-18-03-01-14

Предприятия все больше применяют в своей работе вместо бумажных, электронные документы.

В данном письме налоговики разъяснили, как определяется точное время подписи электронного документа.

Напоминаем, что электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты, одним из которых является электронная цифровая подпись (далее ЭЦП).

К услугам электронной цифровой подписи отнесена, в частности, услуга фиксирования времени, котораяпредоставляется аккредитованными центрами сертификации ключей в соответствии с Порядком № 680.

Для определения точного времени наложения ЭЦП налоговики рекомендуют использовать отметку времени, предоставляемую аккредитованным центром сертификации ключей любому клиенту по его требованию.

Использование отметки времени (услуги фиксирования времени) относится, прежде всего для определения правового статуса ЭЦП, наложенной на набор электронных данных, а не к электронному документу в целом.

Отметка времени может использоваться для доказывания факта существования указанных электронных данных в момент наложения ЭЦП.

Рекомендуем предприятиям, чтобы избежать юридических недоразумений и для определения точного времени наложения ЭЦП использовать отметку времени, которая предоставляется аккредитованным центром сертификации ключей любому клиенту по его требованию (бесплатно в автоматическом режиме одновременно с наложением ЭЦП).

Учитывая, что процессы электронного документооборота отличаются от процессов бумажного (привычного) документооборота, предприятия могут самостоятельно и между собой устанавливать локальные правила создания, обработки, отправки, передачи, получения и хранения электронных документов.

То есть, если договором предусмотрено, что предприятия предоставляют друг другу электронные документы, то им необходимо в договоре оговорить порядок отправки, передачи, получения электронных документов. Так же в таких случаях у предприятия должен быть разработан и утвержден внутренний Порядок отправки, передачи, получения электронных документов.