Легализация электронного сертификата нерезидента — при каких условиях налоговики готовы признавать такие справки от нерезидентов

19.07.2025

B2BConsult – Всеукраїнський онлайн сервіс консультацій з законодавства

Все частіше нерезиденти стали надавати українським компаніям довідки про своє резиденство в електронному вигляді, але податківці до останнього часу не визнавали ці довідки і вимагали тільки в паперовому вигляді (в результаті підприємства отримували значні штрафи). Наприклад, податківці в роз’ясненні від 05.02.2019 року з категорії 102.16 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) заперечують можливість використання для цілей ст. 103 ПКУ довідки в електронному вигляді. Нажаль, норми законодавства про електроні документи надають податківцям деякі підстави так стверджувати.

Однак, не все так однозначно, тому останнім часом під натиском бізнесу ця думка змінилася на користь платників. Спочатку у своїх індивідуальних податкових консультаціях, а зараз Державна податкова служба України листом від 26.06.2025 р. № 16234/7/99-00-21-02-03-07 надала роз’яснення (при цьому, адресоване всім управлінням ДПС), позиція якого була сформована з урахуванням роз’яснень Мінюсту та погоджена з Мінфіном, стосовно легалізації та прийняття зазначеної довідки, виданої в електронному вигляді.

Умови, при виконі яких довідка від нерезидента в електронному вигляді буде визнаватися податківцями.

Після отримання від нерезидента (з країн Гаагзької Конвенції) довідки з електронним апостилем потрібно звернутися до українського нотаріуса.

Нотаріус здійснює перевірку електронного апостилю за реєстрами країн – учасниць Гаазької Конвенції, відомості про які містяться на офіційному вебсайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права та/або за посиланням на електронний апостиль, наданий особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Після перевірки електронного апостилю нотаріус роздруковує з відповідного вебсайту документ з електронним апостилем та здійснює необхідні заходи, а саме на копіях документів проставляється відмітка «Згідно з оригіналом», із проставленням дати, підпису нотаріуса.

Після цього довідка вважатиметься податківцями належним чином легалізованою за умови нотаріального засвідчення електронного апостиля (шляхом проставляння на копії довідки з електронним апостилем відмітки «Згідно з оригіналом», а також дати, підпису нотаріуса).

Сподіваємось, що практика застосування цих вимог найближчим часом підтвердить їх реалістичність, хоча перевірка дійсності електронних апостилів за міжнародними реєстрами для нотаріусів може виявитися не простим завданням.

Аудитор Сергій Гонтаровський